كيفية حجز شقة جديدة وإتمام العقد في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات
مقدمة
يُسهل برنامج فالكون برو لإدارة العقارات عملية حجز الشقق ويضمن انتقالًا سلسًا من مرحلة الحجز إلى إتمام العقد. في هذا الدليل، سنوضح لك كيفية تسجيل حجز جديد، واستلام الدفعة المالية، وتحويل الحجز إلى عقد إيجار مع ربط جميع المعاملات المالية بشكل آلي.
1. حجز شقة جديدة في برنامج فالكون برو
يعد حجز الوحدة الخطوة الأولى قبل إتمام العقد. يتيح برنامج فالكون برو للمستخدمين حجز شقة مؤقتًا، أو تعليقها لأغراض الصيانة، أو حظرها لقرارات إدارية.
خطوات حجز شقة:
- اختيار الشقة للحجز
- ابدأ بالانتقال إلى قسم المخزون العقاري.
- بعد ذلك، انقر على الشقة المتاحة (مثل الشقة 106).
- أخيرًا، انقر على جديد لإنشاء معاملة جديدة.
- اختيار خيار الحجز
- عند المطالبة، اختر حجز جديد بدلاً من عقد جديد.
- ثم انقر على موافق للمتابعة.
- إدخال تفاصيل الحجز
- مدة الحجز: حدد الفترة الزمنية (مثل أسبوع واحد).
- مبلغ الحجز: أدخل المبلغ المطلوب (مثل 5000 درهم).
- تفاصيل المستأجر: اختر مستأجرًا موجودًا من قاعدة البيانات أو أنشئ سجلًا جديدًا.
- سبب الحجز (اختياري): اختر سبب الحجز (يمكن تحديده في الإدارة → الملفات الرئيسية).
- تأكيد حالة الحجز
- إذا كانت الوحدة معلقة للصيانة، قم بتمييز الحجز كـ تعليق.
- للحجز العادي، اترك الحالة كـ نشط.
- بعد التأكيد، انقر على موافق لحفظ الحجز.
بمجرد الانتهاء، يقوم النظام بتعيين رقم حجز وتحديث حالة الوحدة إلى محجوزة.
2. استلام دفعة الحجز
بعد الحجز، يحتاج المستأجر إلى دفع مبلغ الحجز، والذي يتم استلامه عادةً نقدًا أو بشيك.
خطوات استلام دفعة الحجز:
- فتح إيصال الحجز
- ابدأ بالضغط على إيصال في نافذة الحجز.
- سيعرض النظام تلقائيًا مبلغ الحجز (مثل 5000 درهم).
- اختيار طريقة الدفع
- الطريقة الافتراضية هي نقدي، ولكن تتوفر خيارات أخرى مثل الشيك أو التحويل.
- إنهاء وحفظ الإيصال
- تحقق من تفاصيل المستأجر للتأكد من صحتها.
- أخيرًا، انقر على حفظ لتأكيد الإيصال.
بمجرد الحفظ، يقوم برنامج فالكون برو بما يلي:
✅ وضع علامة على الحجز كمُسدد ماليًا.
✅ تخزين إيصال الدفع في النظام.
✅ ربط مبلغ الحجز بسجل المستأجر.
3. استرجاع تفاصيل الحجز
لمراجعة أو إدارة حجز موجود:
- أولاً، انتقل إلى المخزون العقاري → الحجوزات.
- ثم استرجع الحجز المطلوب بالبحث عن رقم الشقة أو اسم المستأجر.
- أخيرًا، تحقق من حالة الحجز (نشط، مكتمل، أو ملغى).
4. إتمام الحجز وإنشاء عقد إيجار
بعد أن يقرر المستأجر المتابعة، يمكنك تحويل الحجز إلى عقد إيجار.
خطوات إتمام العقد لوحدة محجوزة:
- انتقل إلى المخزون العقاري → البحث عن العقار.
- استرجع الوحدة المحجوزة.
- انقر على الحجز واختر عقد جديد.
في هذه المرحلة، سيقوم برنامج فالكون برو تلقائيًا بما يلي:
✅ استرجاع تفاصيل المستأجر من سجل الحجز.
✅ تحويل مبلغ الحجز كدفعة مقدمة.
✅ تحديث الرصيد المتبقي للعقد.
5. إنهاء عقد الإيجار
- إدخال الإيجار والأقساط
- حدد إجمالي قيمة العقد (مثل 30000 درهم).
- نظرًا لاستلام 5000 درهم كدفعة حجز، سيتم تعديل المبلغ المستحق إلى 25000 درهم.
- اختر عدد الأقساط (مثل 4 دفعات).
- حفظ عقد الإيجار
- انقر على حفظ لإنهاء العقد.
يقوم النظام تلقائيًا بتحديث:
✅ حالة الحجز → مكتمل.
✅ إيصال الحجز → مرتبط بالعقد الجديد.
✅ السجل المالي للمستأجر → يعكس المستحقات المحدثة.
6. التحقق من إتمام العقد
بعد إتمام العقد، يضمن برنامج فالكون برو الاتساق المالي:
- حالة الحجز تتغير إلى مكتمل.
- إيصال الحجز يعرض الآن رقم العقد.
- سند القيد العام يتم تحديثه.
للتحقق:
- أولاً، انتقل إلى المخزون العقاري → الحجوزات → استرجاع الحجز.
- ثم تأكد من أن الحالة مُحددة كـ مكتمل وأن تفاصيل العقد مرتبطة.
7. الأثر المالي للحجز وإتمام العقد
✅ يضمن تسجيل الدفعات بشكل صحيح في التقارير المالية.
✅ يقلل من إدخال البيانات يدويًا عن طريق ربط مدفوعات الحجز والعقد تلقائيًا.
✅ يمنع الأخطاء الناتجة عن الإدخال المزدوج في البيانات المالية.
✅ يحسن تتبع العقود وإدارة معدلات الإشغال.
الخلاصة
يُبسط برنامج فالكون برو لإدارة العقارات عملية حجز الشقق وإتمام العقود، مما يضمن تتبعًا دقيقًا لمدفوعات المستأجرين وأرصدة العقود والسجلات المالية. من خلال أتمتة الانتقال من الحجز إلى العقد، يمكن للشركات تقليل الأخطاء وتخفيف العبء الوظيفي وتحسين إدارة المستأجرين.
الأسئلة الشائعة
- هل يمكنني استرجاع حجز بعد إتمامه؟
نعم، يتيح برنامج فالكون برو للمستخدمين عرض الحجوزات المكتملة المرتبطة بعقد الإيجار. - ماذا يحدث إذا ألغى المستأجر الحجز؟
يبقى الحجز في النظام، ويمكن استرداد مبلغ الحجز أو تعديله وفقًا لسياسة الشركة. - هل يمكن لبرنامج فالكون برو تتبع مدفوعات الأقساط المتعددة للعقد؟
نعم، يقوم النظام تلقائيًا بحساب الرصيد المتبقي بعد خصم مبلغ الحجز ويتتبع مدفوعات الأقساط المتعددة. - كيف أتأكد من خصم مبلغ الحجز من إجمالي الإيجار؟
عند إتمام العقد، يقوم النظام تلقائيًا بخصم مبلغ الحجز من القيمة الإجمالية للإيجار. - هل يمكن لبرنامج فالكون برو إنشاء تقارير لجميع الحجوزات النشطة والمكتملة؟
نعم، يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير للحجوزات النشطة والمكتملة والملغية مباشرة من وحدة المخزون العقاري.
روابط مهمة
- برنامج فالكون برو لإدارة العقارات – أفضل برنامج لإدارة العقارات والممتلكات والمحاسبة العقارية.
- دليل تسجيل ضريبة القيمة المضافة في الإمارات.
- الهيئة الاتحادية للضرائب – أدلة ومراجع وتوضيحات عامة.
