كيفية استبدال وإلغاء الشيك في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

كيفية استبدال وإلغاء الشيك في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

مقدمة

يوفر برنامج فالكون برو لإدارة العقارات طريقة منظمة لإدارة استبدال الشيكات عندما يقوم المستأجرون بالدفع على أقساط. تضمن هذه الميزة ما يلي:

  • ✅ بقاء الشيكات القديمة مسجلة أثناء قيام المستأجر بالدفع على أجزاء.
  • ✅ إصدار إيصالات للدفعات الجزئية.
  • ✅ إمكانية إلغاء الشيك المرتجع بعد استلام المبلغ بالكامل.

يشرح هذا الدليل كيفية:

  1. استبدال شيك وتسجيل الدفعات الجزئية.
  2. متابعة تحصيل المبالغ حتى يتم تغطية قيمة الشيك بالكامل.
  3. إلغاء الشيك المرتجع بعد استلام المبلغ الكامل.

1. فهم عملية استبدال الشيك في فالكون برو

يتم استخدام استبدال الشيك في الحالات التالية:

  • عندما يحتاج الشيك المرتجع إلى استبداله بعدة دفعات.
  • عندما يرغب المستأجر في الدفع بشكل جزئي بدلاً من استبدال الشيك بالكامل مرة واحدة.
  • عندما يجب أن يبقى الشيك القديم مسجلاً حتى يتم استلام المبلغ بالكامل.

💡 مثال عملي:
قام مستأجر بإصدار شيك بقيمة 10,000 درهم إماراتي وتم رفضه. بدلاً من إصدار شيك جديد، يرغب المستأجر في الدفع كالتالي:

  • ✅ 3,000 درهم نقدًا
  • ✅ 5,000 درهم عن طريق التحويل البنكي
  • ✅ 2,000 درهم بشيك جديد

يظل الشيك المرتجع القديم مسجلاً حتى يتم تحصيل المبلغ الكامل وهو 10,000 درهم.

2. استبدال شيك وتسجيل الدفعات الجزئية

خطوات استبدال شيك في فالكون برو:

  1. انتقل إلى المحاسبة → إيصالات القبض.
  2. انقر على “جديد” لإنشاء إيصال.
  3. اختر “استبدال شيك” (بدون تحديد أي خيار آخر).
  4. ابحث عن الشيك المراد استبداله:
    • البحث باستخدام رقم الشيك.
    • البحث باستخدام رقم الإيصال.
    • البحث باستخدام تفاصيل العقد (العقار، المالك، أو رقم العقد).
  5. اختر الشيك المرتجع من القائمة.
  6. تحقق من الرصيد المتبقي:
    • مثال: قيمة الشيك = 10,000 درهم
    • المبلغ المستبدل = 0
    • الرصيد = 10,000 درهم
  7. تسجيل الدفعة الجزئية الأولى:
    • أدخل المبلغ الذي يدفعه المستأجر الآن:
      • مثال: 3,000 درهم (مدفوع نقدًا).
    • اختر طريقة الدفع:
      • ✅ نقدًا
      • ✅ تحويل بنكي
      • ✅ شيك جديد
  8. احفظ الإيصال.
    • ✅ تم الآن تسجيل الإيصال الأول، مما يقلل الرصيد إلى 7,000 درهم.

3. معالجة الدفعات الإضافية لنفس الشيك

إذا استمر المستأجر في الدفع، يظل الشيك مسجلاً حتى يتم تغطية المبلغ بالكامل.

خطوات الدفعة الجزئية الثانية:

  1. أنشئ إيصالًا جديدًا.
  2. انقر على “استبدال شيك”.
  3. ابحث عن نفس الشيك مرة أخرى.
  4. تحقق من الرصيد المتبقي (مثال: 7,000 درهم).
  5. أدخل المبلغ المدفوع الآن (مثال: 5,000 درهم عن طريق التحويل البنكي).
  6. اختر تفاصيل البنك للتحويل.
  7. احفظ الإيصال.
    • ✅ يتم الآن تقليل الرصيد إلى 2,000 درهم.

4. إنهاء استبدال الشيك بشيك جديد

إذا أراد المستأجر دفع المبلغ المتبقي (2,000 درهم) بشيك جديد، اتبع الخطوات التالية:

خطوات استبدال الدفعة النهائية:

  1. افتح إيصالًا جديدًا.
  2. اختر “استبدال شيك” وابحث عن الشيك.
  3. أدخل المبلغ المتبقي (2,000 درهم).
  4. اختر “شيك” كطريقة دفع.
  5. أدخل تفاصيل الشيك الجديد:
    • ✅ رقم الشيك الجديد: (مثال: 12345)
    • ✅ اسم البنك: (مثال: بنك أبوظبي)
  6. احفظ الإيصال.
    • ✅ تم الآن دفع المبلغ الكامل وهو 10,000 درهم باستخدام ثلاثة إيصالات.

5. إلغاء الشيك المرتجع الأصلي في فالكون برو

بعد دفع المبلغ الكامل (10,000 درهم)، يجب إلغاء الشيك المرتجع القديم لتجنب الازدواجية في التقارير.

خطوات إلغاء الشيك المرتجع:

  1. انتقل إلى المحاسبة → إدارة الشيكات.
  2. انقر على “الشيكات المستلمة”.
  3. ابحث عن الشيك المرتجع الأصلي (رقم الشيك: 5210).
  4. استرجع تفاصيل الشيك وتحقق من حالته.
  5. انقر على “إلغاء الشيك”.
  6. أدخل سبب الإلغاء:
    • مثال: “تم استبدال هذا الشيك بثلاثة إيصالات.”
  7. قم بالتأكيد والحفظ.
    • ✅ تم الآن إزالة الشيك القديم من السجلات النشطة، وأصبحت المدفوعات معروضة بشكل صحيح.

6. التحقق من سجلات المدفوعات في عقود الإيجار

بعد استبدال الشيك وإلغائه، يضمن برنامج فالكون برو ما يلي:

  • ✅ تطابق المبلغ المدفوع مع قيمة الشيك الأصلي.
  • ✅ اختفاء الشيك الملغى من سجلات العقود النشطة.

خطوات التحقق من حالة الدفع:

  1. انتقل إلى الإيجار → العقود.
  2. ابحث عن رقم العقد المرتبط بالشيك.
  3. انقر على علامة التبويب “المدفوعات”.
  4. تحقق من تفاصيل المدفوعات:
    • ✅ قيمة الشيك: 10,000 درهم
    • ✅ المبلغ المدفوع (عبر الإيصالات): 10,000 درهم
    • ✅ اختفاء الشيك الملغى من السجلات.
    • ✅ أصبحت سجلات المدفوعات دقيقة وتم حل المشكلة.

7. فوائد استبدال الشيك في فالكون برو

  • ✅ يسمح بالدفع على أقساط – يمكن للمستأجرين الدفع بشكل جزئي.
  • ✅ يمنع الازدواجية المحاسبية – يظل الشيك القديم مسجلاً حتى يتم استبداله بالكامل.
  • ✅ يقلل من الأخطاء في المدفوعات – يضمن تتبع الأرصدة بشكل صحيح.
  • ✅ يوفر سجلاً كاملاً – يعرض الإيصالات المرتبطة باستبدال الشيكات.
  • ✅ يضمن الامتثال – يساعد في إدارة العقود وإعداد التقارير المالية بدقة.

الخلاصة

يُسهل برنامج فالكون برو لإدارة العقارات عملية استبدال الشيكات وإلغائها، مما يضمن تحصيل الإيجارات بسلاسة وتتبع الحسابات المالية بدقة. باتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات إدارة الشيكات المرتجعة والدفعات الجزئية واستبدال الشيكات دون مشكلات محاسبية.

الأسئلة الشائعة

  1. ماذا يحدث إذا لم يكمل المستأجر جميع الدفعات؟
    يظل الشيك الأصلي نشطًا في النظام حتى يتم استبداله بالكامل.
  2. هل يمكن إلغاء شيك دون استبداله؟
    نعم، ولكن يُنصح بتتبع المدفوعات قبل الإلغاء لتجنب الأرصدة غير الصحيحة.
  3. كيف يمكنني تتبع جميع الإيصالات المرتبطة باستبدال شيك؟
    افتح تفاصيل الشيك الأصلي، وسيعرض لك برنامج فالكون برو جميع الإيصالات المرتبطة.
  4. هل يمكن إصدار شيك جديد بدلاً من الدفع على أقساط؟
    نعم، يمكن للمستأجر استبدال الشيك المرتجع بشيك جديد بدلاً من الدفع على أجزاء.
  5. كيف يمكنني إنشاء تقارير عن استبدال الشيكات؟
    انتقل إلى التقارير → إدارة الشيكات → ملخص الاستبدال لعرض جميع عمليات استبدال الشيكات والمدفوعات.

روابط مهمة