كيفية إعداد توزيع المصروفات وإنشاء إشعارات ضبط تلقائية في برنامج فالكون برو
مقدمة
يعد إدارة المصروفات أمرًا بالغ الأهمية لشركات العقارات، ويوفر برنامج فالكون برو لإدارة العقارات طريقة فعالة لأتمتة توزيع المصروفات من خلال منشئ تقارير الحسابات وإشعارات الضبط. يوضح هذا الدليل كيفية:
- ✅ إعداد توزيع المصروفات لإعداد التقارير التلقائية.
- ✅ إنشاء إشعارات ضبط شهرية لتتبع الأمور المالية.
- ✅ ضمان التوزيع الصحيح للمصروفات عبر الحسابات ومراكز التكلفة المختلفة.
1. فهم توزيع المصروفات في فالكون برو
يسمح برنامج فالكون برو للمستخدمين بتوزيع المصروفات تلقائيًا عبر الحسابات ومراكز التكلفة المختلفة من خلال:
- إعداد تقارير توزيع المصروفات في منشئ تقارير الحسابات.
- إنشاء إشعارات ضبط لتوزيع المصروفات شهريًا أو دوريًا.
- تطبيق توزيعات مبنية على النسب المئوية لمراكز التكلفة المختلفة.
هذا يضمن تسجيل المصروفات بدقة واتساق في التقارير المالية.
2. إعداد تقارير توزيع المصروفات
لأتمتة توزيع المصروفات، يجب على المستخدمين أولاً تكوين منشئ تقارير الحسابات.
خطوات إعداد تقرير توزيع المصروفات:
- انتقل إلى الإدارة → منشئ تقارير الحسابات.
- إنشاء تقرير جديد:
- انقر على إضافة تقرير جديد.
- أدخل اسم التقرير (مثال: توزيع مصروفات المكتب).
- حدد خيار “لأغراض الضبط” (هذا يضمن ظهوره في إشعارات الضبط).
- حدد خيار “عرض في التقارير” (هذا يجعل التقرير متاحًا للمراجعة).
- تحديد فئات الحسابات:
- أضف الحسابات التي ستكون جزءًا من التوزيع.
- اختر ما إذا كنت تريد تضمين الحسابات الرئيسية (الحسابات الأم) أو الحسابات الفرعية المحددة.
- تأكد من تضمين جميع الحسابات الفرعية تحت فئة المصروفات الرئيسية إذا لزم الأمر.
- تعيين طريقة التوزيع:
- حدد قواعد المدين والدائن لتوزيع المصروفات.
- مثال: إذا كان المصروف يُسجل عادةً كمدين، فإن فالكون برو سيوزعه كدائن في التوزيع.
✅ في هذه المرحلة، يعرف النظام الحسابات التي تشكل جزءًا من توزيع المصروفات.
3. تكوين النسب المئوية للمصروفات ومراكز التكلفة
بعد إعداد حسابات المصروفات، تكون الخطوة التالية هي تحديد كيفية توزيع المصروفات باستخدام النسب المئوية.
خطوات تعيين النسب المئوية:
- إضافة النسبة المئوية للتوزيع لكل حساب:
- مثال: 9% من إجمالي مصروفات المكتب يتم تخصيصها لقسم معين.
- تعيين مراكز التكلفة:
- يمكن تكوين مراكز التكلفة بناءً على:
- ✅ الأقسام (مثال: المبيعات، الإدارة، المالية، إلخ).
- ✅ المباني أو العقارات (مثال: المبنى أ، ب، ج، إلخ).
- يمكن تكوين مراكز التكلفة بناءً على:
- تأكد من أن المجموع الكلي للنسب المئوية يساوي 100%:
- يجب أن يكون توزيع المصروفات الكلي 100% لضمان إعداد التقارير بشكل صحيح.
✅ الآن، سيتم تقسيم المصروفات تلقائيًا في فالكون برو بناءً على النسب المئوية ومراكز التكلفة المحددة.
4. عرض تقرير توزيع المصروفات
بعد إعداد قواعد التوزيع، يمكن للمستخدمين إنشاء تقارير للتحقق من توزيع المصروفات.
خطوات عرض تقارير توزيع المصروفات:
- انتقل إلى التقارير → طباعة تقارير الحسابات.
- اختر تقرير توزيع المصروفات.
- حدد الفترة الزمنية (مثال: شهري، ربع سنوي، سنوي).
- انقر على استرجاع لإنشاء التقرير.
- تحقق من أن توزيع المصروفات صحيح.
- مثال: إذا كان إجمالي مصروفات المكتب هو 54,914.2 درهم، فسيقوم التقرير بتقسيم هذا المبلغ بناءً على النسب المئوية المحددة (مثال: 9% لمركز التكلفة أ، 5% لمركز التكلفة ب، إلخ).
✅ في هذه المرحلة، يتم إعداد توزيع المصروفات بشكل صحيح، ويكون النظام جاهزًا لإنشاء إشعارات الضبط التلقائية.
5. إنشاء إشعارات ضبط تلقائية لتوزيع المصروفات
لأتمتة التوزيع الشهري للمصروفات، يجب على المستخدمين تكوين إشعارات الضبط.
خطوات إعداد إشعارات الضبط:
- انتقل إلى الإدارة → إعداد إشعارات الضبط.
- انقر على “إضافة جديد” لإنشاء خطة إشعار ضبط.
- اختر تقرير توزيع المصروفات.
- بما أن التقرير تم تحديده كـ “لأغراض الضبط”، فسيظهر في هذا القسم.
- تحديد الخطة:
- قم بتسمية خطة إشعار الضبط (مثال: توزيع المصروفات الشهرية).
- اضبط الخطة القياسية على 12 شهرًا للتوزيع الشهري للمصروفات.
- اختر الفترة الزمنية وتاريخ الاستحقاق:
- اختر ما إذا كان سيتم إنشاء الإشعارات في بداية الفترة أو نهايتها.
- حفظ الخطة.
✅ الآن، سيتم إنشاء توزيع منظم للمصروفات لكل فترة محددة.
6. إنشاء ومراجعة إشعارات الضبط
بعد اكتمال إعداد إشعارات الضبط، يمكن للمستخدمين إنشاء إشعارات لتوزيع المصروفات.
خطوات إنشاء إشعار ضبط:
- انتقل إلى الحسابات → إشعارات الضبط.
- اختر الفترة الزمنية (مثال: يناير، فبراير، إلخ).
- راجع توزيع المصروفات المولد مسبقًا.
- تأكد من أن المصروفات موزعة كما هو متوقع:
- يجب أن يتم إضافة الحسابات المدينة.
- يجب أن تظهر توزيعات مراكز التكلفة في قسم الدائن.
- انقر على حفظ لإنهاء الإشعار.
✅ تم الآن إنشاء الإشعار، وتسجيل المصروفات رسميًا للفترة المحددة.
7. أتمتة توزيع المصروفات المستقبلية
يسمح فالكون برو لأصحاب الأعمال بأتمتة توزيع المصروفات كل 1 شهر، 3 أشهر، 6 أشهر، أو سنويًا.
لإعداد إشعارات الضبط التلقائية:
- انتقل إلى الإدارة → إعداد إشعارات الضبط.
- اختر خطة الضبط التي تم إنشاؤها مسبقًا.
- اختر الفترة الزمنية (مثال: شهري، ربع سنوي).
- حفظ الإعدادات.
✅ الآن، سيقوم النظام بإنشاء إشعارات الضبط تلقائيًا بناءً على الفترة الزمنية المحددة.
8. فوائد أتمتة توزيع المصروفات في فالكون برو
توفر أتمتة توزيع المصروفات في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات المزايا التالية:
- ✅ تتبع مالي دقيق لتوزيع المصروفات.
- ✅ تقليل الجهد اليدوي في إنشاء إشعارات الضبط.
- ✅ توزيع صحيح عبر مراكز التكلفة والأقسام.
- ✅ تكامل سلس مع التقارير المالية.
- ✅ تقليل الأخطاء في توزيع المصروفات.
الخلاصة
يوفر برنامج فالكون برو لإدارة العقارات طريقة منظمة لأتمتة توزيع المصروفات باستخدام منشئ تقارير الحسابات وإشعارات الضبط. باتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات ضمان توزيع المصروفات بشكل صحيح، والحفاظ على دقة السجلات المالية، وتقليل العبء اليدوي من خلال الأتمتة.
الأسئلة الشائعة
- ما هو إشعار الضبط في فالكون برو؟
إشعار الضبط هو إدخال مالي آلي يقوم بتوزيع المصروفات دوريًا بناءً على قواعد محددة مسبقًا. - كيف أضمن التوزيع الصحيح للنسب المئوية؟
في منشئ تقارير الحسابات، قم بإعداد توزيع النسب المئوية مع التأكد من أن المجموع الكلي يساوي 100%. - هل يمكنني تعديل توزيع المصروفات لاحقًا؟
نعم، يمكن للمستخدمين تعديل إعدادات تقرير المصروفات أو إنشاء خطة إشعار ضبط جديدة إذا تغيرت احتياجات التوزيع. - ماذا يحدث إذا لم أنشئ إشعار ضبط؟
إذا لم يتم إنشاء إشعارات الضبط، فلن يتم توزيع المصروفات تلقائيًا، وسيتطلب الأمر إدخالات يدوية. - هل يمكن لـ فالكون برو إنشاء تقارير لجميع توزيعات المصروفات السابقة والمستقبلية؟
نعم، يمكن إنشاء التقارير في قسم طباعة تقارير الحسابات لتتبع توزيعات المصروفات.
روابط مهمة
- برنامج فالكون برو لإدارة العقارات – أفضل برنامج لإدارة العقارات والممتلكات والمحاسبة العقارية.
- دليل تسجيل ضريبة القيمة المضافة في الإمارات.
- الهيئة الاتحادية للضرائب – أدلة ومراجع وتوضيحات عامة.
