سير عمل قسم المشتريات في نظام فالكون برو: دليل شامل

مقدمة

يتيح نظام فالكون برو لإدارة العقارات سير عمل متكامل للمشتريات، يشمل إعداد المواد، طلبات الشراء، إدارة الموردين، أوامر الشراء، استلام المواد، الرقابة على المخزون، وإدارة التكاليف والمصروفات. يغطي هذا الدليل جميع الخطوات اللازمة لإجراء عمليات مشتريات دقيقة وفعّالة، تضمن الشفافية والأمان للمشرفين على العقارات ومديري العمليات.

خطوات الإعداد الأساسية

1. الإعدادات الإدارية والملفات الرئيسية

• إعداد المواقع/المخازن:
  عرّف جميع مواقع التخزين والمخازن في النظام حسب العقارات أو المشاريع.

• مجموعات المواد ووحدات القياس:
  أنشئ مجموعات للمواد (كهرباء، سباكة…) وحدد وحدات القياس المناسبة (قطعة، متر…).

• المستخدمون المخولين للمخازن:
  أضف مستخدمين مخولين لإدارة أو الوصول لكل مخزن.

• إضافة المواد:
  أدخل كل مادة أو صنف سيتم استخدامه، وعيّن له المجموعة ووحدة القياس.

• الأرصدة الافتتاحية:
  عند إضافة المواد، أدخل كمية البداية لكل مخزن للعقار.

عمليات الشراء والمخزون

2. طلب شراء المواد

• إنشاء طلب شراء:
  أدرج جميع المواد المطلوبة وحدد الكمية العقار/الوحدة المطلوبة والغرض.

• اختيار متعدد للمواد:
  يمكنك اختيار عدة أصناف ضمن نفس الطلب للمباني أو العقارات المختلفة.

• تحديد التفاصيل:
  أدخل الكمية وتاريخ الطلب (فوري، أسبوع…).

• التذكيرات:
  أضف تذكيرات للمستخدمين الآخرين في حال وجود موافقات أو متابعات.

• التعامل مع عروض الأسعار:
  استقبل عدة عروض أسعار، وقارن الأسعار ومحتوى العرض، ويظهر لك النظام العرض الأفضل.

• الموافقات:
  بعد الاعتماد يتحول لون الطلب إلى أخضر ليدل على استعداده للمرحلة التالية.

3. إنشاء أمر الشراء المحلي (LPO)

• توليد الأوامر:
  أنشئ أمر شراء اعتمادًا على الطلب المعتمد واختيار المورد.

• شروط وبنود العقد:
  أضف البنود والمرفقات المطلوبة.

• تتبع الطلب:
  النظام يتيح تتبع أوامر الشراء جزئيًا أو كليًا بحسب تنفيذ المورّد.

4. الاستلام من المورد

• استلام المواد:
  اختر أمر الشراء المناسب وفعّل الاستلام. يحدث النظام رصيد المخزن تلقائيًا.

• دعم التسليم الجزئي:
  عند تسليم جزء فقط من الأصناف، تبقى الكميات غير المستلمة معلقة حتى الاستكمال.

• إرجاع المواد:
  في حال إعادة المواد، استخدم خاصية مرتجعات المخزن لتحديث الأرصدة.

5. صرف وصيانة المواد من المخزن

• طلبات المخزن من الإدارات:
  يمكن للإدارات (الصيانة، التشغيل…) تقديم طلب صرف مواد للمبنى/الوحدة.

• صرف المواد:
  اعتماد الطلب وصرف المواد مع تحديد المستلم والموقع والكمية.

• نقص المواد:
  النظام ينبهك إذا كان هناك نقص في المخزون.

• مرتجعات المخزن:
  المواد غير المستخدمة تعاد للمخزن ويتم تحديث الأرصدة تلقائيًا.

6. بيع المواد (في حال الشركات التجارية)

• معالجة بيع المواد في حال وجود نشاط تجاري (متجر).

• إنشاء فاتورة بيع وتحصيل المدفوعات.

إدارة التقارير والمتابعة

• تتبع كامل لجميع العمليات:
  كل خطوة من إعداد المواد، والطلبات، والأوامر، والتسليم، والصرف، والمرتجعات لها سجل تدقيق كامل.

• تقارير المخزون:

  • تقرير حدود الصنف: رصد الأرصدة والحدود لكل مادة.

  • تقارير الحركات: عرض جميع مسائل الصرف، والتسليم، والإرجاع، والتعديلات.

• معالجة المدفوعات:
  النظام يُنشئ تلقائيًا فواتير الموردين من عمليات التسليم، وترتبط بعمليات الدفع في المحاسبة.

جدول لخلاصة الدورة الرئيسية

أفضل الممارسات

• إعداد مجموعات ووحدات مفصلة للمواد للرقابة الدقيقة.

• لا تصدر أوامر الشراء إلا بعد موافقة الطلبات وعروض الأسعار.

• تتبع كل عمليات التسليم واربطها بأوامر الشراء لمطابقة دقيقة.

• استخدم تذكيرات وموافقات النظام لتلافي النسيان أو التكرارات.

• استعن بالتقارير لمتابعة الأرصدة وكفاءة العمليات والبنود المعلقة.

الأسئلة الشائعة

١. هل يمكن معالجة تسليم جزئي من المورد؟
نعم، يدعم النظام الاستلام الجزئي مع بقاء الكميات غير المستلمة كمعلّقة.

٢. كيف يتم التعامل مع عدة عروض أسعار لنفس المادة؟
يمكنك إدخال جميع العروض بالنظام، ويتم عرض مقارنة جانبية للأسعار مع توضيح العرض الأفضل.

٣. ماذا لو تم إرجاع المواد؟
استخدم خاصية مرتجعات المخزن لإرجاع المواد وتحديث الرصيد.

٤. هل يدعم النظام بيع المخزون؟
نعم عبر وحدة “بيع المواد” في حال نشاط تجاري للشركة.

٥. كيف تتم عمليات الدفع؟
يتم إنشاء فاتورة دفع تلقائيًا بعد الاستلام، ثم معالجتها وفق دورة المحاسبة.

الروابط المهمة

• نظام فالكون برو لإدارة العقارات – أفضل برنامج عقاري، إدارة عقارات، وبرمجيات محاسبة عقارية

• دليل التسجيل في ضريبة القيمة المضافة في الإمارات

• الهيئة الاتحادية للضرائب – أدلة ومراجع