دليل الإدارة الكاملة للمستخدمين في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات: الإعداد والصلاحيات

مقدمة

تعد إدارة المستخدمين حجر الزاوية في تشغيل برنامج فالكون برو لإدارة العقارات بشكل آمن وفعال. من خلال أدوات التحكم القوية لإنشاء المستخدمين، والأدوار، والصلاحيات، وقيود الوصول، يمكن للمدراء إدارة فرقهم بدقة. يقدم هذا الدليل شرحًا شاملًا لإدارة المستخدمين بدءًا من إضافة مستخدمين جدد وحتى تخصيص الصلاحيات، مما يضمن لشركتك الالتزام بأفضل الممارسات في حلول البرمجيات العقارية بالإمارات.

إدارة حسابات المستخدمين والتخصيص

تغيير كلمات المرور وتخصيص الواجهة

• يمكن لكل مستخدم تغيير كلمة المرور مباشرة من ملفه الشخصي عن طريق إدخال كلمة المرور القديمة والجديدة.

• يمكن تخصيص واجهة البرنامج باختيار سمات ألوان مختلفة مثل الأزرق، الوردي، أو الوضع الداكن حسب التفضيلات الشخصية.

• يمكن تعديل تخطيط القوائم والتنقل لعرض جميع الخيارات في نافذة واحدة، أو إخفاء الأشرطة الجانبية لتجربة شاشة كاملة، أو عرض الوحدات المستخدمة بكثرة فقط.

إضافة المستخدمين وإنشاء الأدوار

خطوات إنشاء مستخدم جديد

1. يدير المسؤولون لوحة إدارة المستخدمين عبر قائمة الملف.

2. يتم عرض جميع المستخدمين الحاليين، ويمكن إضافة مستخدمين جدد بالنقر على “جديد”.

3. عند إضافة مستخدم، يتم تعيين اسم مستخدم وكلمة مرور أولية (افتراضيًا تكون كلمة المرور مطابقة لاسم المستخدم، ويجب تغييرها عند أول تسجيل دخول).

4. تعيين سمة لونية وحدود حجم للملفات المرفقة (مثل تحديد حجم المستندات الممسوحة ضوئيًا بـ 8 ميجابايت لكل ملف لتحسين التخزين).

تعيين الأدوار والصلاحيات

• إنشاء أدوار مخصصة لوظائف محددة مثل “الموارد البشرية القانونية”، “مطالبات الموظفين”، أو “المحاسب”.

• تعيين لكل دور الوحدات والبرامج الضرورية فقط مثل إدارة الموظفين، الصيانة، السجل القانوني، أو سجل العقود.

• إضافة المستخدمين إلى الأدوار وتحديد الشاشات أو البرامج أو التقارير التي يمكنهم الوصول إليها.

• يمكن نسخ الصلاحيات من مستخدم إلى آخر، مما يسهل إدماج أعضاء الفريق الجدد بمهام مماثلة.

ضبط الصلاحيات والموافقات الدقيقة

ضوابط الوصول التفصيلية

يمكن للمدراء منح أو إلغاء الصلاحيات لكل مستخدم مثل:

• إلغاء أو تعديل الشيكات

• تعديل جهات الاتصال

• الوصول إلى وحدات محددة مثل التأجير، الموارد البشرية، أو القانونية

يمكن إزالة الصلاحيات أو إعادة تعيينها في أي وقت لضمان بقاء الوصول للعمليات الحساسة مقتصرًا على المصرح لهم فقط.

الموافقات والوصول إلى الملفات الرئيسية

• يمكن تخصيص الموافقات لكل مستخدم لتحديد الإجراءات التي تتطلب تصريحًا من مستوى أعلى.

• يمكن تقييد الوصول إلى الملفات الرئيسية (مثل أنواع العقارات، فئات الموارد البشرية) لمستخدمين أو أدوار معينة لضمان سلامة البيانات والامتثال.

قيود الوصول إلى العقارات والبيانات

رؤية المباني والبيانات

• يمكن تحديد وصول المستخدمين لمباني أو عقارات معينة فقط.

• يضمن هذا القيد رؤية المستخدمين للمعلومات المتعلقة بمسؤولياتهم فقط، مما يعزز أمان البيانات وتركيز العمليات.

إدارة التراخيص والوصول عن بعد والتحكم في الأجهزة

إدارة التراخيص

• يتم تعيين رقم ترخيص فريد لكل جهاز.

• يمكن للمدراء حذف أو إعادة تعيين التراخيص للتحكم في الأجهزة المسموح لها بالوصول للبرنامج.

الوصول عن بعد

• يمكن منح أو منع صلاحية الوصول عن بعد لكل مستخدم حسب الحاجة.

تخصيص التقارير ولوحات التحكم

تعيين التقارير والوحدات

• تعيين تقارير أو وحدات محددة لكل مستخدم أو دور.

• على سبيل المثال، قد يرى المحاسب سندات الدفع والفواتير فقط، بينما يرى موظف التأجير عقود الإيجار وسجلات المستأجرين فقط.

أفضل الممارسات لإدارة المستخدمين

• مراجعة الأدوار والصلاحيات بانتظام لضمان الامتثال والأمان.

• تقييد الوصول للوحدات والبيانات الحساسة للمصرح لهم فقط.

• استخدام ميزة نسخ الصلاحيات للحفاظ على الاتساق بين الأدوار المتشابهة.

• مراقبة سجلات نشاط المستخدمين لتسجيل أوقات الدخول والإجراءات.

• تحديث تعيينات التراخيص وإعدادات الوصول عن بعد مع تغير فريق العمل.

الخاتمة

تم تصميم إدارة المستخدمين في فالكون برو لتكون مرنة وآمنة وفعالة. من خلال التحكم الدقيق في الصلاحيات والوصول، يمكن للمدراء ضمان حصول كل عضو في الفريق على الأدوات والصلاحيات المناسبة تمامًا لمهامه.

الأسئلة الشائعة

س1: كيف أضيف مستخدمًا جديدًا؟
ج1: انتقل إلى ملف > إدارة المستخدمين، انقر “جديد”، وأدخل اسم المستخدم وكلمة المرور الأولية.

س2: هل يمكن تقييد وصول المستخدم لمباني معينة؟
ج2: نعم، يمكن تحديد المباني والبيانات التي يراها كل مستخدم.

س3: كيف أنقل الصلاحيات بين المستخدمين؟
ج3: استخدم ميزة “نسخ الصلاحيات” في إدارة المستخدمين.

س4: ما هي الأدوار وكيف تعمل؟
ج4: الأدوار هي مجموعات صلاحيات مخصصة لوظائف محددة تتحكم في وحدات البرنامج المتاحة.

س5: هل يمكن التحكم في الوصول عن بعد؟
ج5: نعم، يمكن تفعيل أو تعطيل الوصول عن بعد لكل مستخدم.

روابط مهمة