إنشاء العقود وإدارة الحجوزات والشيكات في برنامج فالكون برو

مقدمة

يُعد إنشاء العقود وإدارة الحجوزات ومعالجة الشيكات من العمليات الأساسية لأي عمل عقاري. يُقدم برنامج فالكون برو لإدارة العقارات حلاً متكاملاً يُسهل هذه العمليات لمدراء العقارات والمحاسبين والمتخصصين العقاريين في الإمارات. يغطي هذا الدليل كيفية إنشاء عقود جديدة، وإدارة الحجوزات، ومعالجة إيصالات السداد، والرد على الاستفسارات، ومتابعة الشيكات والتقارير ضمن نظام فالكون برو.

إنشاء العقود وإدارة الحجوزات

خطوات إنشاء عقد جديد:

1. انتقل إلى سجل العقارات واختر الوحدة المطلوبة (مثل شقة 102)

2. ابدأ عملية حجز أو عقد جديد باختيار اسم العميل ونوع العقد

3. أدخل قيمة العقد وقسمها إلى دفعات حسب الحاجة (مثال: دفعتين بقيمة 30,000 لكل منهما)

4. لإضافة مواقف سيارات، اختر الخيار من إعدادات العقار

5. حدد ما إذا كانت تكلفة المواقف تدفع مقدماً أو ضمن الدفعات

6. احفظ بيانات العقد بعد التأكد من دقة جميع البنود

نظام إدارة الحجوزات:

• أدخل بيانات العميل والمبلغ المقدم عند إنشاء حجز جديد

• يُنشئ النظام حساباً للعميل ويسجل طريقة الدفع

• عند تحويل الحجز إلى عقد، يتم تخصيص المبلغ المقدم تلقائياً للدفعة الأولى

معالجة الإيصالات وإدارة المدفوعات

إصدار إيصالات السداد:

1. اختر العقد والدفعة المرتبطة بعد إنشاء العقد أو الحجز

2. سجل طريقة الدفع (نقدي، شيك، تحويل بنكي)

3. يسمح النظام بإجراء تعديلات مرنة مع الحفاظ على دقة المبلغ الإجمالي

4. في حال الدفعات الجزئية، يقوم النظام بتحديث الرصيد المتبقي للعميل

أفضل ممارسات إدارة الإيصالات:

• الربط الدائم بين الإيصالات والعقود والدفعات

• استخدام ملاحظات واضحة مثل “سداد مقابل دفعة” أو “سداد عربون حجز”

• يدعم النظام أرقام الفواتير الإجبارية والاختيارية

إدارة الاستفسارات والشيكات

تتبع حالة الشيكات:

• ⬜ الأبيض: جديد

• 🟩 الأخضر: مسدد

• 🟥 الأحمر: ملغى

• 🟨 الأصفر: مرسل للبنك

• 🟫 البني: مرتجع

إجراءات الشيكات:

• إرسال الشيكات للبنك مباشرة من النظام

• تحديث حالة الشيك عند الإرسال أو التسديد أو الإرجاع

• في حال إرجاع الشيك، يمكنك:

  • تحديده كمرتجع مع ذكر السبب

  • استبداله بشيك جديد أو دفع نقدي

التقارير والتنبيهات

أدوات التقارير المتقدمة:

• تقارير الشيكات حسب الحالة والنوع والعقار

• تقارير مخزون الوحدات ومعلومات العقود

• كشوفات الإيجار للملاك

نظام التنبيهات الذكية:

• إشعارات بالدفعات المستحقة والمتأخرة

• تحديد المبالغ غير المسددة سواء بسبب شيكات مفقودة أو مدفوعات متأخرة

الأسئلة الشائعة

س: كيف أضيف مواقف سيارات في عقد جديد؟
ج: اختر خيار المواقف أثناء إنشاء العقد وحدد طريقة الدفع

س: هل يمكن تحويل عربون الحجز للدفعة الأولى؟
ج: نعم، يتم التحويل تلقائياً عند تحويل الحجز إلى عقد

س: كيف يتم التعامل مع الدفعات الجزئية للشيكات؟
ج: يسجل النظام المبلغ المسدد ويحدّث الرصيد المتبقي

الخاتمة

يُوفر برنامج فالكون برو حلاً متكاملاً لإدارة العقارات يضمن كفاءة العمليات وشفافية المعاملات المالية. من خلال استخدام ميزاته المتقدمة في إدارة العقود والحجوزات والشيكات، يمكنك تحسين إنتاجيتك والحفاظ على الامتثال للوائح المحلية.

روابط مهمة:

• برنامج فالكون برو لإدارة العقارات – أفضل برنامج لإدارة العقارات والممتلكات والمحاسبة
• مقدمة لتسجيل ضريبة القيمة المضافة في الإمارات
• الهيئة الاتحادية للضرائب – أدلة ومراجع وتوضيحات عامة