كيفية استيراد البيانات إلى برنامج فالكون برو لإدارة العقارات: دليل خطوة بخطوة
مقدمة
يوفر برنامج فالكون برو لإدارة العقارات نظامًا فعالًا لاستيراد البيانات يتيح للمستخدمين تحميل وتنظيم المعلومات التجارية الأساسية من خلال جداول Excel. يعتمد النظام على نهج منظم باستخدام:
- الأوراق الزرقاء: تحتوي على البيانات القابلة للاستيراد (مثل الأشخاص، المباني، الوحدات، العقود).
- الأوراق الخضراء: تعمل كمرجع للبيانات الرئيسية (لا يمكن تعديلها أثناء الاستيراد).
يشرح هذا الدليل القواعد وأفضل الممارسات لإعداد واستيراد البيانات إلى برنامج فالكون برو لإدارة العقارات.
1. فهم أوراق الاستيراد في فالكون برو
الأوراق الزرقاء: فئات البيانات القابلة للاستيراد
تحتوي هذه الأوراق على جميع البيانات الفعلية التي سيتم استيرادها، مثل:
- الأشخاص: الملاك، العملاء، الموردين، والشركات.
- المباني: الأسماء، الأنواع، وتفاصيل الملكية.
- الوحدات: أرقام الوحدات، أنواعها، والملاك المرتبطين بها.
- العقود: اتفاقيات الإيجار، تفاصيل الإيجار، وخطط التقسيط.
- المناطق: المواقع وأسماء المدن المخصصة.
✅ يتم استيراد البيانات فقط من الأوراق الزرقاء.
الأوراق الخضراء: مرجع البيانات الرئيسية
- تحتوي الأوراق الخضراء على قيم محددة مسبقًا من النظام (مثل أنواع الوحدات، أسماء المناطق).
- لا يمكن للمستخدمين تغيير أو إضافة قيم جديدة إلى الأوراق الخضراء.
- يجب طلب أي تعديلات مطلوبة من دعم فالكون برو.
✅ نسخ البيانات من الأوراق الخضراء إلى الأوراق الزرقاء يضمن التنسيق الصحيح للبيانات.
2. إعداد بيانات الاستيراد في فالكون برو
لضمان نجاح عملية الاستيراد، يجب على المستخدمين اتباع إرشادات محددة عند ملء الأوراق الزرقاء.
أ. ملء ورقة الأشخاص (الملاك، العملاء، الشركات، الموردين)
- أدخل الاسم الكامل (باللغتين الإنجليزية والعربية) لكل شخص.
- حدد ما إذا كان الشخص:
- مالك (مؤجر): ضع “1” تحت خانة “المالك” و “0” في الفئات الأخرى.
- عميل (مستأجر): ضع “1” تحت خانة “العميل” و “0” في الفئات الأخرى.
- شركة (مورد): ضع “1” تحت خانة “الشركة” و “0” في الفئات الأخرى.
- اسم الدولة: انسخ من الورقة الخضراء (مثل “الإمارات العربية” بدلاً من “الإمارات العربية المتحدة”).
- تفاصيل الاتصال: رقم الجوال، الجنس (ذكر/أنثى)، وحقول أخرى اختيارية.
✅ لا تقم بإعادة تسمية أو حذف الأعمدة. أي حقل مطلوب مفقود قد يتسبب في فشل الاستيراد.
ب. ملء ورقة المباني
- أدخل اسم المبنى (باللغتين الإنجليزية والعربية).
- إذا لم يتوفر الاسم بالعربية، انسخ الاسم الإنجليزي في العمود العربي.
- أدخل اسم المالك (يجب أن يتطابق مع الاسم في ورقة الأشخاص).
- حدد نوع الاستخدام: سكني أو تجاري (انسخ من الورقة الخضراء).
- أدخل المدينة والمنطقة: مثال: إذا كانت المنطقة في الشارقة، أدخل “الشارقة”.
✅ يجب أن تكون أسماء المباني والملاك متسقة مع الأوراق الأخرى.
ج. ملء ورقة الوحدات
- أدخل اسم المبنى (يجب أن يتطابق مع ورقة المباني).
- قم بتعيين رقم أو اسم الوحدة (مثل “101”، “مكتب 05”، “متجر أ”).
- حدد نوع الوحدة (انسخ من الورقة الخضراء): شقة، فيلا، معرض، مكتب، إلخ.
- حدد قيمة الإيجار (اختياري).
- حدد نوع الاستخدام: سكني أو تجاري (انسخ من الورقة الخضراء).
- أدخل اسم المالك (يجب أن يتطابق مع ورقة الأشخاص).
✅ إذا كان نوع الوحدة المطلوب مفقودًا، اتصل بدعم فالكون برو لإضافته.
د. ملء ورقة العقود
- أدخل اسم المبنى والوحدة (يجب أن يتطابق مع أوراق المباني والوحدات).
- حدد الطرف الأول (اسم المالك من ورقة الأشخاص).
- أدخل اسم العميل (المستأجر من ورقة الأشخاص).
- قدم تفاصيل العقد:
- تاريخ البدء (بتنسيق يوم/شهر/سنة).
- تاريخ الانتهاء (بتنسيق يوم/شهر/سنة).
- مبلغ الإيجار، التأمين، رسوم المواقف (إذا كانت مطبقة).
- عدد الأقساط (حقل إلزامي). مثال: إذا كان غير معروف، أدخل “4” أو “6” (يجب ألا يكون فارغًا).
- تأكد من صحة تنسيق التاريخ: يقبل فالكون برو فقط تنسيق يوم/شهر/سنة. قم بتمكين تصفية التواريخ في Excel قبل الاستيراد.
✅ لا تقم بحذف أو إعادة تسمية أي أعمدة. التنسيق غير الصحيح سيتسبب في فشل الاستيراد.
3. قواعد تنسيق البيانات المهمة
لضمان نجاح عملية الاستيراد، اتبع قواعد التنسيق التالية:
- ✅ لا تقم بحذف أو إعادة تسمية الأعمدة في الأوراق الزرقاء.
- ✅ يجب ملء الحقول الإلزامية (الأعمدة الزرقاء).
- ✅ استخدم النسخ من الأوراق الخضراء للفئات مثل المدينة، نوع الوحدة، ونوع الاستخدام.
- ✅ تأكد من أن جميع حقول التاريخ تتبع تنسيق يوم/شهر/سنة.
- ✅ قم بإزالة أي تنسيقات خاصة من الأرقام (تجنب الفواصل أو الرموز).
4. استيراد البيانات إلى فالكون برو
بعد تنسيق أوراق البيانات بشكل صحيح، يمكن استيرادها إلى برنامج فالكون برو لإدارة العقارات.
خطوات استيراد البيانات:
- انتقل إلى الإدارة → استيراد البيانات.
- اختر نوع الاستيراد:
- الأشخاص
- المباني
- الوحدات
- العقود
- المناطق
- قم بتحميل ملف Excel.
- انقر على “التحقق” للبحث عن الأخطاء.
- إذا لم يتم العثور على أخطاء، انقر على “استيراد”.
✅ إذا حدثت أي أخطاء، راجع الرسالة الخطأ، قم بتصحيح المشكلة، وأعد تحميل الملف.
5. أفضل الممارسات لاستيراد البيانات في فالكون برو
- ✅ قم دائمًا بنسخ قيم الفئات من الأوراق الخضراء لتجنب عدم التطابق.
- ✅ احتفظ بنسخة احتياطية من ملف Excel قبل الاستيراد.
- ✅ استخدم تنسيق التاريخ الصحيح (يوم/شهر/سنة).
- ✅ تأكد من تطابق أسماء المباني والوحدات والملاك عبر الأوراق.
- ✅ بالنسبة للعقود متعددة الوحدات، لا تدخل البيانات في ورقة العقود. بدلاً من ذلك، استخدم ميزة العقود متعددة الوحدات المدمجة في فالكون برو.
الخلاصة
يُبسط برنامج فالكون برو لإدارة العقارات عملية إدخال البيانات بكميات كبيرة من خلال نظام الاستيراد المنظم. باتباع قواعد الإعداد والتنسيق هذه، يمكن للشركات استيراد البيانات بكفاءة مع ضمان الدقة.
الأسئلة الشائعة
- هل يمكنني تغيير أسماء الأعمدة في ورقة الاستيراد؟
لا، إعادة تسمية أو حذف الأعمدة سيتسبب في فشل الاستيراد. - كيف أتأكد من أن الملاك والعملاء مرتبطين بشكل صحيح؟
تأكد من أن أوراق الأشخاص، المباني، والوحدات تحتوي على أسماء وتفاصيل متطابقة. - ماذا يحدث إذا أدخلت تنسيق تاريخ خاطئ؟
التنسيق غير الصحيح للتاريخ سيتسبب في فشل عملية الاستيراد. استخدم تنسيق يوم/شهر/سنة فقط. - هل يمكنني استيراد عقود متعددة الوحدات؟
لا، يجب إنشاء العقود متعددة الوحدات مباشرة في فالكون برو، وليس في ورقة الاستيراد. - من يجب أن أتصل به إذا كنت بحاجة إلى إضافة فئة أو نوع وحدة مفقود؟
إذا كانت الفئة المطلوبة (مثل نوع الوحدة) مفقودة، اتصل بدعم فالكون برو للمساعدة.
روابط مهمة
- برنامج فالكون برو لإدارة العقارات – أفضل برنامج لإدارة العقارات والمحاسبة العقارية.
- مقدمة عن تسجيل ضريبة القيمة المضافة في الإمارات.
- الهيئة الاتحادية للضرائب – أدلة، مراجع، وتوضيحات عامة.
