إدارة الموردين والتعامل مع عقود الخدمات من أهم العناصر لتحقيق النجاح في أي عمل عقاري. يقدم فالكون برو لإدارة العقارات منصة متكاملة تُبسّط هذه العمليات، مما يضمن سير العمل بسلاسة ودقة في تتبع المعاملات المالية. بدءًا من إنشاء ملفات الموردين إلى إدارة الفواتير المستحقة وعقود الخدمات، يمكّن فالكون برو الشركات العقارية من الحفاظ على الشفافية والسيطرة على التزاماتها المالية.
في هذا المقال، سنستعرض ميزات فالكون برو لإدارة الموردين وعقود الخدمات، ونوضح لماذا يُعد من أبرز أنظمة تخطيط موارد المؤسسات العقارية وحلاً رئيسيًا للشركات في الإمارات.
1. إدارة فعّالة للموردين
يلعب الموردون دورًا حيويًا في عمليات العقارات، سواء في تقديم خدمات الصيانة، أو أعمال البناء، أو المرافق. تشمل ميزات فالكون برو لإدارة الموردين ما يلي:
- إنشاء ملفات الموردين: إضافة ملفات تفصيلية للموردين تشمل الأسماء، الفئات، ومعلومات الاتصال، للحفاظ على قاعدة بيانات مركزية.
- التكامل مع دليل الحسابات: ربط ملفات الموردين مباشرة بحسابات الالتزامات لضمان دقة التقارير المالية.
- التتبع الآلي: مراقبة أرصدة الموردين وسجل المدفوعات للبقاء على اطلاع دائم بالالتزامات.
على سبيل المثال، عند إضافة مورد مثل “شركة دبي للإنشاءات”، يتضمن ذلك إنشاء ملف، وربطه بحساب التزامات في دليل الحسابات، وتتبع جميع المعاملات المرتبطة به داخل النظام.
2. تبسيط إنشاء الفواتير المستحقة
عند استلام الفواتير من الموردين، يجعل فالكون برو عملية التسجيل والدفع سلسة وسهلة:
- تسجيل الفواتير: إضافة فواتير الموردين مع التفاصيل مثل أرقام الفواتير، المبالغ، ضريبة القيمة المضافة، وشروط الدفع.
- دعم ضريبة القيمة المضافة: تسجيل تفاصيل الضريبة (مثل 5% أو الإعفاء) وحساب المبالغ تلقائيًا للامتثال لمتطلبات الهيئة الاتحادية للضرائب.
- تخصيص النفقات: تخصيص الفواتير لعقارات أو وحدات أو مراكز تكلفة معينة لتتبع دقيق.
على سبيل المثال، إذا أصدر مورد فاتورة بقيمة 5250 درهم (شاملة ضريبة القيمة المضافة) لإصلاح مكيفات، يقوم فالكون برو بتسجيل الفاتورة وتخصيص التكلفة للعقار المعني وتحديث رصيد المورد.
3. دفع الفواتير الجزئي أو الكامل للموردين
يوفر فالكون برو مرونة في إدارة مدفوعات الموردين:
- الدفع الكامل: تسوية الفواتير بالكامل في معاملة واحدة مع تحديث الأرصدة والتقارير تلقائيًا.
- الدفع الجزئي: دفع الفواتير على أقساط، مما يساعد على تحسين إدارة التدفقات النقدية.
- طرق الدفع: استخدام الشيكات، النقد، أو التحويلات البنكية، مع تتبع دقيق لكل طريقة دفع.
على سبيل المثال، إذا كانت فاتورة المورد بقيمة 5250 درهم، يسمح فالكون برو بدفع 4000 درهم في البداية وتسوية المبلغ المتبقي البالغ 1250 درهم لاحقًا. يقوم النظام بتحديث الأرصدة مع الحفاظ على الشفافية في العملية.
4. إدارة شاملة لعقود الخدمات
تُعد عقود الخدمات، مثل صيانة المصاعد أو إمدادات الغاز، ضرورية لإدارة العقارات. يُبسّط فالكون برو إنشاء ومتابعة هذه العقود:
- إعداد عقود الخدمات: تسجيل تفاصيل العقود بما في ذلك أسماء الموردين، معلومات العقارات، تواريخ البداية والنهاية، وجداول الدفع.
- إنشاء الأقساط: تقسيم دفعات العقود إلى أقساط قابلة للإدارة، مع حساب ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا وتوزيع المبالغ بشكل صحيح.
- التتبع في الوقت الفعلي: مراقبة المبالغ غير المفوترة، المفوترة، والمدفوعة لكل عقد خدمة.
على سبيل المثال، يمكن تقسيم عقد صيانة بقيمة 15,000 درهم إلى ثلاثة أقساط بقيمة 5,000 درهم لكل منها، مع توزيع ضريبة القيمة المضافة بالتساوي عبر الدفعات. يضمن فالكون برو تتبع هذه الأقساط بدقة وتوفير الفواتير والمدفوعات المطلوبة.
5. إدارة النفقات المدفوعة مسبقًا
يساعد فالكون برو الشركات في التعامل مع النفقات المدفوعة مسبقًا المتعلقة بعقود الخدمات بفعالية:
- تتبع النفقات المدفوعة مسبقًا: تسجيل المبالغ المدفوعة مسبقًا كأصول وتعديلها تلقائيًا عند استهلاك النفقات.
- تخصيص النفقات شهريًا: تخصيص النفقات الفعلية شهريًا لتوفير تقارير مالية دقيقة.
- قسائم النفقات: إنشاء قسائم نفقات تعكس المبالغ المدفوعة مسبقًا التي يتم تحويلها إلى نفقات فعلية.
على سبيل المثال، إذا تم دفع مبلغ 15,000 درهم مقدمًا لعقد خدمة سنوي، يسجل فالكون برو المبلغ ويخصص 1,250 درهم شهريًا ليعكس الاستخدام الفعلي للخدمات.
6. الربط بالتقارير والفواتير
يضمن فالكون برو تسجيل جميع المعاملات المالية المتعلقة بالموردين وعقود الخدمات بدقة وتوفير تقارير دقيقة:
- ربط الفواتير: ربط الفواتير المستحقة مباشرة بعقود الخدمات لتتبع المدفوعات بسهولة.
- تقارير مفصلة: إنشاء تقارير تعرض أرصدة الموردين، وحالة عقود الخدمات، وتخصيص النفقات المدفوعة مسبقًا.
- مسارات التدقيق: الحفاظ على سجل كامل لجميع المعاملات لضمان الشفافية والمساءلة.
7. خيارات دفع مرنة لعقود الخدمات
يمكن تخصيص مدفوعات عقود الخدمات بناءً على احتياجات العمل:
- جداول دفع مرنة: دفع الأقساط على أساس شهري أو دوري لضمان إدارة تدفق نقدي مريح.
- المدفوعات الجزئية: تسوية مبالغ جزئية لأي قسط وتتبع الأرصدة المتبقية.
- إدارة ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا: حساب وإضافة ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا إلى مبالغ الأقساط.
على سبيل المثال، إذا كانت الدفعة الأولى من عقد خدمة بقيمة 5250 درهم (شاملة ضريبة القيمة المضافة)، يسمح فالكون برو بدفع 2000 درهم في البداية وتتبع المبلغ المتبقي البالغ 3250 درهم بسلاسة.
8. التكامل مع دليل الحسابات
يتكامل فالكون برو مع دليل الحسابات لضمان تتبع مالي دقيق:
- تصنيف النفقات: تسجيل مدفوعات الموردين وعقود الخدمات تحت حسابات النفقات المناسبة (مثل الصيانة أو المرافق).
- تتبع الالتزامات: مراقبة الأرصدة المستحقة للموردين تحت حسابات الالتزامات.
- النفقات المدفوعة مسبقًا: إدارة المبالغ المدفوعة مسبقًا كأصول حتى يتم استهلاكها.
9. النشر الآلي والمطابقة
يقوم فالكون برو بأتمتة عمليات النشر والمطابقة للمدفوعات والفواتير المستحقة:
- نشر القيود اليومية: إنشاء قيود يومية تلقائيًا للفواتير المستحقة والمدفوعات.
- أدوات المطابقة: مطابقة المدفوعات مع الفواتير لضمان سجلات مالية دقيقة.
- تصحيح الأخطاء: إلغاء نشر المعاملات لتصحيح الأخطاء وضمان سلامة البيانات.
10. تقارير متقدمة للحصول على وضوح مالي
يوفر فالكون برو أدوات تقارير شاملة لتحليل بيانات الموردين وعقود الخدمات:
- تقارير الموردين: عرض الأرصدة وسجل المدفوعات والمبالغ المستحقة لكل مورد.
- تقارير عقود الخدمات: تتبع حالات الأقساط، والمبالغ المفوترة، والنفقات الفعلية.
- تقارير تخصيص النفقات: مراقبة النفقات المدفوعة مسبقًا والنفقات الفعلية لفهم التدفقات النقدية.
لماذا يُعد فالكون برو نظام ERP رائدًا في إدارة العقارات؟
تمثل الميزات القوية لفالكون برو لإدارة الموردين وعقود الخدمات أحد الأسباب التي تجعله من أفضل برامج ERP في دبي.
- ميزات محلية: يدعم العربية والإنجليزية لتلبية احتياجات السوق الإماراتية.
- الامتثال التنظيمي: يتوافق مع لوائح الهيئة الاتحادية للضرائب، مما يسهل إدارة ضريبة القيمة المضافة.a
