إدارة الموافقات على فواتير العملاء، والأرقام المسلسلة، والنصوص الخاصة، والشعارات في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

إدارة الموافقات على فواتير العملاء، والأرقام المسلسلة، والنصوص الخاصة، والشعارات في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

المقدمة

أضاف برنامج فالكون برو لإدارة العقارات ميزات جديدة لتحسين إدارة فواتير العملاء، تشمل:
✅ موافقات مسبقة لإنشاء الفواتير، أو حذفها، أو تعديلها، أو إعادة تنشيطها.
✅ أرقام مسلسلة مخصصة للفواتير بناءً على الملكية أو الإدارة.
✅ ملاحظات تلقائية تُضاف تلقائيًا إلى الفواتير المطبوعة.
✅ شعارات مخصصة لكل مبنى في الفواتير والإيصالات.

يشرح هذا الدليل كيفية تفعيل هذه الميزات لتحسين تتبع الفواتير، وتخصيصها، وتعزيز الأمان.

1. فهم نظام الموافقات على فواتير العملاء في فالكون برو

لتعزيز الأمان، يتطلب البرنامج الآن موافقات مستخدمين مُصرَّح لهم لإجراء التعديلات التالية على الفواتير:

  • إنشاء فاتورة جديدة.
  • تعديل فاتورة موجودة.
  • حذف فاتورة.
  • إعادة تنشيط فاتورة ملغاة.

الهدف: منع التعديلات غير المصرح بها وتوفير سجل تدقيق دقيق.

2. إعداد صلاحيات الموافقة للمستخدمين

خطوات منح الصلاحيات:

  1. انتقل إلى الملف → إدارة المستخدمين.
  2. اختر المستخدم المراد منحه الصلاحيات.
  3. اضغط على قسم “الموافقات”.
  4. ابحث عن خيار “الفواتير” وحدد الصلاحيات المطلوبة:
    • ✅ إنشاء فاتورة عميل
    • ✅ تعديل فاتورة
    • ✅ تنشيط فاتورة ملغاة
    • ✅ حذف فاتورة
  5. فعِّل الصلاحيات المطلوبة.
  6. انقر على “حفظ”.

✅ النتيجة: فقط المستخدمون المصرَّح لهم يمكنهم إدارة الفواتير.

3. تتبع التعديلات عبر سجل التغييرات

يُسجِّل البرنامج كل تغيير يتم على الفواتير في “سجل التعديلات”.

خطوات مراجعة السجل:

  1. افتح الفاتورة في البرنامج.
  2. اضغط على زر “سجل التعديلات”.
  3. اطَّلع على التفاصيل، مثل:
    • اسم المُعدِّل
    • تاريخ ووقت التعديل
    • وصف التغييرات

✅ الفائدة: ضمان الشفافية في إدارة الفواتير.

4. تخصيص أرقام مسلسلة للفواتير حسب المبنى أو المالك

يسمح البرنامج بإنشاء أرقام مسلسلة مخصصة بناءً على:

  • المبنى (سلسلة أرقام مستقلة لكل مبنى).
  • المالك (أرقام فريدة لكل مالك عقار).
  • نوع الملكية (تمييز الوحدات المُدارة عن المملوكة).
  • السنة المالية (إعادة الترقيم سنويًا).

خطوات التخصيص:

  1. انتقل إلى الملف → التفضيلات → إعدادات أخرى.
  2. ابحث عن قسم “إعداد الأرقام المسلسلة للفواتير”.
  3. اختر طريقة الترقيم المناسبة:
    • حسب المبنى
    • حسب المالك
    • حسب نوع الملكية
    • حسب السنة
  4. احفظ الإعدادات.

✅ النتيجة: إسناد الأرقام المسلسلة تلقائيًا وفقًا للقواعد المحددة.

5. إضافة نصوص خاصة للفواتير المطبوعة

مثال:

  • إذا كان المبنى مُدارًا، تُضاف العبارة:
    📌 “تم إصدار هذه الفاتورة نيابة عن مالك العقار.”
  • لا تُضاف العبارة إذا كانت الوحدة مملوكة للشركة.

خطوات الإعداد:

  1. انتقل إلى إعدادات العقار.
  2. اختر المبنى أو الوحدة.
  3. أضف النص الخاص في قسم إعدادات الفواتير.
  4. حدد إذا كان النص سيُطبَّق على جميع الوحدات (اختياري).
  5. احفظ التغييرات.

✅ النتيجة: ظهور النص تلقائيًا على الفواتير المطبوعة.

6. تعيين شعارات مخصصة لكل مبنى

خطوات رفع الشعار:

  1. انتقل إلى إعدادات العقار.
  2. اختر المبنى.
  3. ارفع الشعار المخصص للمبنى.
  4. احفظ التغييرات.

✅ الفائدة: ظهور الشعار المخصص على فواتير وإيصالات المبنى بدلًا من الشعار الافتراضي.
👉 مفيد لشركات إدارة العقارات التي تتعامل مع عدة مالكين!

7. فوائد هذه الميزات في فالكون برو

✅ أمان أعلى – تقييد صلاحيات التعديل.
✅ تنظيم أفضل – أرقام مسلسلة مخصصة.
✅ تواصل أوضح – ملاحظات تلقائية للعملاء.
✅ هوية بصرية متميزة – شعارات مخصصة تعزز الاحترافية.

الخلاصة

توفِّر تحديثات فالكون برو تحسينات كبيرة في أمان الفواتير، وتخصيصها، وأتمتة إدارتها. من خلال تفعيل الموافقات، والأرقام المسلسلة، والنصوص الخاصة، والشعارات، يمكن للشركات تعزيز دقة العمليات المالية وتبسيطها.

أسئلة شائعة

س1. هل يمكن تعيين أرقام مسلسلة مختلفة لكل مالك؟
نعم! استخدم خيار “حسب المالك” في إعدادات الترقيم.

س2. ماذا يحدث إذا حاول مستخدم غير مصرح له إنشاء فاتورة؟
سيعرض النظام رسالة خطأ تمنع الإجراء.

س3. هل يمكن تغيير شعار فواتير مبنى معين؟
نعم! ارفع الشعار الجديد عبر إعدادات العقار.

س4. كيف أتتبع من قام بتعديل فاتورة؟
استخدم سجل التعديلات لعرض تاريخ التغييرات.

س5. هل يمكن تطبيق الملاحظات على وحدات محددة فقط؟
نعم! اضبطها على مستوى الوحدة بدلًا من المبنى.

روابط مهمة