كيفية ربط وفك ربط وإدارة فواتير عقود الخدمة في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

كيفية ربط وفك ربط وإدارة فواتير عقود الخدمة في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات

مقدمة

يقدم برنامج فالكون برو لإدارة العقارات ميزات محسّنة لإدارة عقود الخدمة، مما يساعد المستخدمين على ربط فواتير الموردين بكفاءة. تشمل هذه التحديثات ما يلي:

  • ✅ ربط فواتير الموردين بعقود الخدمة.
  • ✅ فك ربط الفواتير في حالة الربط الخاطئ.
  • ✅ تتبع المبالغ المفوتة وغير المفوتة، والمدفوعة وغير المدفوعة.
  • ✅ الوصول إلى إيصالات الدفع المرتبطة مباشرة من عقود الخدمة.

يشرح هذا الدليل الخطوات التفصيلية لربط وفك ربط وإدارة فواتير الموردين مع عقود الخدمة في برنامج فالكون برو لإدارة العقارات.

1. فهم ربط عقود الخدمة وفواتير الموردين

يمثل عقد الخدمة اتفاقية مع مورد لصيانة أو إصلاح أو خدمات أخرى. تسجل فاتورة المورد المبلغ المستحق.

في برنامج فالكون برو، يمكن للمستخدمين:

  • ✅ ربط فاتورة مورد بعقد خدمة موجود.
  • ✅ فك ربط الفاتورة من عقد الخدمة إذا لزم الأمر.
  • ✅ مراقبة حالة الدفع للفواتير المرتبطة مباشرة من خلال وحدة عقود الخدمة.

2. ربط فاتورة مورد بعقد خدمة

إذا تم إنشاء فاتورة مورد قبل عقد الخدمة، يجب ربطها يدويًا.

خطوات ربط فاتورة مورد بعقد خدمة:

  1. انتقل إلى المحاسبة → الفواتير المستحقة الدفع.
  2. افتح الفاتورة التي تحتاج إلى الربط.
  3. انقر على “تعديل” → اختر “ربط بعقد خدمة.”
  4. ابحث عن عقد الخدمة من القائمة وانقر عليه مرتين.
  5. راجع تفاصيل القسط:
    • تحقق من مبلغ القسط وتاريخه.
    • تأكد من تطابق مبلغ الفاتورة مع قسط عقد الخدمة.
  6. انقر على “حفظ” لإتمام الربط.
    ✅ الآن، سيعكس عقد الخدمة مبلغ فاتورة المورد المرتبطة كـ “مفوت.”

3. التحقق من الفواتير المرتبطة في عقود الخدمة

بمجرد ربط فاتورة مورد، يقوم برنامج فالكون برو بتحديث ملخص عقد الخدمة ليعكس:

  • ✅ المبلغ المفوت → إجمالي مبلغ فاتورة المورد المرتبطة.
  • ✅ المبلغ المدفوع → إجمالي المبالغ المدفوعة للمورد.
  • ✅ المبلغ غير المفوت → الرصيد المتبقي الذي لم يتم ربطه بفاتورة.
  • ✅ المبلغ غير المدفوع → المبلغ المتبقي غير المسدد.

خطوات التحقق من الفاتورة المرتبطة في عقد الخدمة:

  1. انتقل إلى عقود الخدمة.
  2. اختر عقد الخدمة الذي تم ربطه.
  3. تحقق من ملخص الفاتورة:
    • يجب أن يعكس المبلغ المفوت الفاتورة المرتبطة.
    • يجب أن يتطابق المبلغ المدفوع إذا تم دفع الفاتورة مسبقًا.
  4. انقر على الفاتورة لعرض التفاصيل.
    ✅ يتيح ذلك لمديري العقارات تتبع مدفوعات الخدمة مباشرة من وحدة عقود الخدمة.

4. فك ربط فاتورة مورد من عقد خدمة

إذا تم ربط فاتورة بعقد خدمة خاطئ، يمكن فك الربط.

خطوات فك ربط فاتورة مورد:

  1. انتقل إلى المحاسبة → الفواتير المستحقة الدفع.
  2. افتح الفاتورة المرتبطة.
  3. انقر على “تعديل” → اختر “فك الربط من عقد خدمة.”
  4. قم بتأكيد عملية فك الربط.
  5. عد إلى عقد الخدمة وقم بتحديث الصفحة.
    ✅ سيصبح المبلغ المفوت صفرًا، ولن يتم عرض تفاصيل الفاتورة.

5. تتبع إيصالات الدفع للفواتير المرتبطة

يتيح برنامج فالكون برو للمستخدمين تتبع إيصالات الدفع للفواتير مباشرة من وحدة عقود الخدمة.

خطوات عرض إيصالات الدفع المرتبطة بعقود الخدمة:

  1. انتقل إلى عقود الخدمة.
  2. انقر على علامة التبويب “الفواتير.”
  3. اختر الفاتورة لعرض إيصال الدفع الخاص بها.
  4. انقر على إيصال الدفع لفتحه.
    ✅ يمكن للمستخدمين الآن تتبع المدفوعات مباشرة من واجهة عقد الخدمة.

6. منع حذف عقود الخدمة المرتبطة بفواتير

بمجرد ربط عقد خدمة بفاتورة مورد، يمنع برنامج فالكون برو حذفه.

رسالة الخطأ عند محاولة حذف عقد مرتبط:
إذا حاول المستخدم حذف عقد خدمة مرتبط بفاتورة، يعرض البرنامج:
🚫 “لا يمكن المعالجة. بعض الفواتير مرتبطة بهذا العقد.”

✅ لحذف العقد، يجب على المستخدم أولاً فك ربط جميع الفواتير.

7. فوائد ربط عقود الخدمة والفواتير في برنامج فالكون برو

  • ✅ تحسين الدقة المالية → يضمن تسجيل مصاريف عقود الخدمة بشكل صحيح.
  • ✅ تتبع أفضل للمدفوعات → مراقبة المبالغ المدفوعة وغير المدفوعة بسهولة.
  • ✅ تبسيط إدارة الفواتير → يمنع المدفوعات المكررة أو التخصيصات الخاطئة.
  • ✅ وصول سريع لإيصالات الدفع → عرض تفاصيل دفع الفواتير بنقرة واحدة.
  • ✅ منع الأخطاء → يمنع الحذف العرضي لعقود الخدمة المرتبطة بفواتير.

الخلاصة

يوفر برنامج فالكون برو لإدارة العقارات طريقة مبسطة لربط وفك ربط وإدارة فواتير الموردين ضمن عقود الخدمة. باتباع هذه الخطوات، يمكن للشركات ضمان الدقة المالية، ومنع الأخطاء، وتتبع مدفوعات الخدمات بكفاءة.

الأسئلة الشائعة

  1. هل يمكنني ربط عدة فواتير بنفس عقد الخدمة؟
    نعم، يسمح برنامج فالكون برو بربط عدة فواتير بعقد خدمة واحد طالما تطابقت المبالغ مع أقساط العقد.
  2. ماذا يحدث إذا فككت ربط فاتورة عن طريق الخطأ؟
    يمكنك إعادة ربط الفاتورة باستخدام نفس الخطوات المذكورة في قسم “ربط فاتورة مورد.”
  3. كيف أعرف إذا كانت الفاتورة مرتبطة بعقد خدمة؟
    انتقل إلى عقود الخدمة → علامة التبويب “الفواتير”، حيث يتم عرض جميع الفواتير المرتبطة.
  4. هل يمكنني حذف عقد خدمة إذا كان مرتبطًا بفواتير؟
    لا، يمنع برنامج فالكون برو حذف عقود الخدمة المرتبطة بفواتير. يجب أولاً فك ربط جميع الفواتير.
  5. كيف يمكنني التحقق من إجمالي المبلغ المدفوع لعقد خدمة؟
    يعرض قسم “الفواتير” في عقد الخدمة:

    • ✅ المبلغ المفوت → إجمالي فواتير الموردين المرتبطة.
    • ✅ المبلغ المدفوع → المبالغ المدفوعة مقابل الفواتير.
    • ✅ المبلغ غير المدفوع → الرصيد المتبقي المستحق.

روابط مهمة